Comment structurer ses besoins afin de bien choisir ses logiciels & outils ?

La grande difficulté, lorsque nous choisissons nos outils structurants (CRM, ERP, outil de gestion de projet…), est l'évaluation de l’adéquation de ces mêmes outils vis-à-vis de nos problématiques métiers. Une mauvaise expression de vos besoins est une des raisons majeures de l'échec du projet par la suite.

Alors, parmi les offres existantes, comment savoir quel outil vous aidera à atteindre vos objectifs ?

Pour répondre à cette question, nous avons organisé un atelier interactif le 30 septembre avec Ubister. À cette occasion, Nathalie Sarrey et Bertrand de Beaumont ont détaillé 4 grands principes à appliquer en toute circonstance, présenté comment structurer vos besoins et partagé 3 outils clés en main pour appliquer ces bonnes pratiques.

Retrouvez le replay ici & un résumé ci-dessous.

I - Les 4 grands principes à appliquer en toute circonstance

Principe de base = Travaillez sur votre besoin avant d'aller voir les éditeurs.

• 25% du marché est occupé par les grands éditeurs (SAP, Oracle, MS, Google etc.)

• 75% est occupé par une myriade d’éditeurs, de start-ups etc.

N’oubliez pas que le logiciel est un moyen de répondre à un besoin défini, pas une baguette magique : il y a autant de logiciels que de problématiques et il est très facile de se perdre face à la myriade de solutions disponibles. Alors :

• Ne perdez jamais de vue votre principal objectif (= développer votre activité)

• Ne faites pas une liste au père noël

• Ne partez pas tout seul sans l'implication du top management

• N’essayez pas de reproduire l’existant — ouvrez vos chakras !

II - La structuration de votre expression de besoins

Afin d’exprimer vos besoins de manière structurée, suivez les 4 étapes suivantes :

1. Mise en contexte de l'entreprise

• Présentation de l’entreprise et de son activité

• Présentation de l’environnement dans lequel elle évolue (concurrences, marchés, …)

• Présentation des enjeux et ambitions de l’entreprise

Ex. Petit groupe constitué de rachats successifs en France et à l’étranger dans un secteur hightech ; principaux concurrents beaucoup plus gros donc enjeu à poursuivre la croissance externe et à rationaliser les coûts / mutualiser les fonctions supports (achats, ventes, RH, …) Avec une telle mise en contexte, vous éliminez de facto les solutions qui ne sont pas multi-sociétés ou qui ne couvriraient pas un périmètre mondial.

2. Présentation des processus

Faîtes une description par les processus et non par les fonctionnalités. Listez les processus en les priorisant en fonction des enjeux évoqués dans la présentation de votre entreprise.

Un processus est un flux qui couvre toute une série de besoins opérationnels, financiers et de pilotage ; pour simplifier la lecture, privilégiez la représentation graphique des processus via des flow charts. Classez les besoins en fonction de 3 statuts de criticité : Must Have (éliminatoire de base), Important, Nice to have.

Vous allez préciser les règles de gestion ou problématiques que vous souhaitez traiter (ex., critères de détermination des prix), ce qui pourrait être spécifique à votre activité et potentiellement différent de votre voisin (ex., j’accepte de livrer sans bon de commande préalable) et lister vos basiques (ex., Besoin d’émettre des factures, avoirs, acomptes et proforma en français et en anglais).

Enfin, pensez à préciser tous les rapports / indicateurs que vous souhaitez retrouver avec les dimensions d’analyse pertinentes pour votre activité (structure analytique, indicateurs de pilotage etc.).

Ex. Délai moyen de paiement clients par zone géographique et par famille de produits.

3. Des critères de choix objectifs pour qualifier les réponses

Définissez des critères de choix les plus objectifs possibles afin de qualifier les réponses obtenues et ainsi prendre une décision le plus simplement (et rationnellement) possible.

Il y a 4 grandes familles de critères :

• L’adéquation fonctionnelle. Est-ce que la solution envisagée répond à mes « must have » et un maximum de « important ».

• La proximité culturelle. Est-ce que le duo éditeur/intégrateur me comprend et est compatible avec mon fonctionnement ? Quid de la bataille du cloud Europe vs USA vs Chine ?

• La capacité à faire. Est-ce que le duo éditeur/intégrateur a une bonne expérience dans mon domaine ? Est-ce que les personnes qui vont intervenir sur le projet sont familières à mes problématiques ?

• Le prix. Ici nous parlons de Total Cost of Ownership (TCO). Un budget qui se fait sur 5/7ans. Il est primordial de comprendre parfaitement le pricing de chacune des solutions (pas toujours évident).

Ex:

Ma stratégie veut que nous utilisions de plus en plus de fonctionnalités de l’outil, quel serait le prix total de l’outil si je les active ? Nous avons besoin de déployer dans plusieurs pays, y a-t-il un coût supplémentaire par localisation ? Quel est le prix d’un utilisateur en plus ? Y a-t-il une limite dans le stockage de données (solutions SaaS / cloud) ? Le support éditeur est il compris dans le prix ou en plus ? Où est-il situé géographiquement ?

4. Budget et planning

Sans budget et/ou échéance, il n’y a pas de projet.

Vous pouvez partager une fourchette de budget aux personnes consultées afin de faire « un premier tri ».

Il y a deux plannings à prendre en compte :

• Planning de choix: pour cadencer la démarche et ne pas s’éterniser au risque de se perdre dans des détails.

• Planning de mise en oeuvre: pour traiter les priorités mais envisager le choix dans un ensemble cohérent dans le temps.

III - Les outils

1. L'auto-diagnostic. Il sert à mettre en lumière les dysfonctionnements, les points de blocages et surtout établir si la mise en place d’un outil est la solution à votre problème.

2. Le modèle d'expression de besoin d'un projet ERP. Il permet de formaliser les besoins et de définir vos critères de choix d’analyse avant de les soumettre aux prestataires de solutions.

3. Tableau d’analyse choix : Exemple d’un choix de CRM. Ce dernier vous aidera à comparer de manière objective les offres et ainsi à réaliser un choix raisonné.

Conclusion

Bien évidemment, l'exercice n’est pas simple, mais ce n’est pas un exercice que l’on fait tous les jours. De plus, si le choix est bien fait, c’est la garantie d’un système d’information pérenne et évolutif. L’investissement dans cette structuration de l’expression de besoins et la rationalisation du choix permet :

• Un gain de temps et d’argent pour tout le monde, entreprises et éditeurs / intégrateurs

• Des projets plus sereins et aboutis

• Des partenariats à long terme

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