Comment choisir et implémenter un ERP ?

Le choix d'un ERP (Enterprise Resource Planning) est aussi difficile que stratégique. Pour ne pas se tromper, rien de mieux que de s'inspirer des décisions prises par d'autres entreprises avant vous.

Ceci est tout l'enjeu des CFO Connect meetups, afterworks que nous organisons sous forme de table ronde. Ce RDV mensuel fait intervenir deux speakers et rassemble des CFO de startups ou PME en croissance dans le but d'échanger librement sur des sujets clés pour les Directions Financières. Le 6 mars 2018 ce sont Sébastien Delétang et Raphaël Fauveau, respectivement CFO de Habiteo et de Digimind, qui ont partagé leurs retours d'expérience sur les ERP. L'occasion de clarifier des points incontournables comme les atouts de ces plateformes, les critères de choix, le budget à prévoir.... En bref, tout ce que vous avez besoin de savoir pour y voir plus clair !

Speakers :

• Sébastien Delétang a été Directeur Financier de Sopharma avant de rejoindre des entreprises plus tech (Aldebaran Robotics et Wynd). C'est en février 2017 qu'il est devenu CFO d'Habiteo, la plateforme qui digitalise les promoteurs immobiliers. Ils viennent de terminer leur 3e levée de fonds de 6 millions d’euros et vont se développer à l’international.

• Raphaël Fauveau connaît bien l'écosystème entrepreneurial et ses enjeux. Après avoir été à la Direction Financière de Fotonauts (SF) et de NUMA, ainsi que fondateur de Trendipop, il a rejoint Digimind début 2018, le leader des solutions de Social Media Monitoring, e-reputation et veille stratégique. Fondée en 1998, cette startup compte aujourd’hui plus de 150 employés répartis dans plusieurs pays du monde.

DÉFINITION & USAGE - Qu'est-ce qu'un ERP et pourquoi le mettre en place ?

L'ERP peut être vu comme un hub via lequel transitent toutes les informations courantes d'une entreprise. C'est un outil de gestion constitué de modules (achats, ventes, paies, comptabilité, stocks, e-commerce...) qui va permettre de centraliser, suivre et homogénéiser tout le système d'information. Mettre en place ce type de logiciel en interne va considérablement simplifier le quotidien des équipes, optimiser la performance globale et les coûts ! Un allié au quotidien pour les CFO.

La question de l'ERP va de pair avec la croissance. En effet, les petites structures vont généralement d'abord se gérer à l'aide d'outils spécialisés ou de simples tableaux Excel, avant d'installer un ERP à mesure qu'elles grandissent et se complexifient. Pour Raphaël, le besoin se fait sentir lorsque "le désordre arrive et la réconciliation se fait plus difficile".

LES RAISONS - Quelles problématiques conduisent à l'adoption d'un ERP ?

Au cours de leurs différentes expériences, les raisons qui ont poussé Sébastien et Raphaël à se poser la question d'un ERP étaient très corrélées à l'état d'avancement de l'entreprise.

"Aldebaran a déjà 10 ans et compte 300 employés. Quand je suis arrivé, le besoin était d'avoir une vision globale de la situation de l'entreprise en temps réel", explique Sébastien. Le prisme change chez Habiteo, la structure étant plus petite mais en pleine croissance avec notamment un objectif d'ouverture à l'international. "L'ERP devient indispensable pour accompagner notre développement", détaille Sébastien.

"Quand je suis arrivé à NUMA, il n'y avait pas de DAF, pas de système comptable. La comptabilité était externalisée avec Quadratus. On rencontrait des problèmes d'intégration entre tous les outils et les systèmes (notes de frais, SIRH). L'ERP devait apporter de la cohérence entre tout cela", raconte Raphaël.

Chez Digimind, ce sont les limites de l’utilisation d’Excel qui pousse à l’adoption d’un ERP. La gestion administrative et financière ne se faisait que sur ce logiciel mais "même si cela marche très bien au départ, la grande faille d'Excel réside dans la fiabilité des données. Il n'existe aucun moyen de vérifier les chiffres de manière tangible... Avec notre croissance de 20-30% par an et donc des enjeux et un volume de données qui augmente vite, mettre en place un ERP devient indispensable !", explique Raphaël.

RÉSULTATS - Les avantages de la mise en place d'un ERP

Ils peuvent être résumés comme suit:

• obtenir enfin une vision globale en temps réel

• accompagner l'ouverture des filiales / expansion à l'international

• avoir un interfaçage et une intégration entre les outils et systèmes existants (entre Salesforce, Jira, Zoho)

• pallier les faiblesses d'Excel sur des volumes importants de données et pouvoir vérifier les chiffres, apporter une vision claire sur les marges et la data consolidée pour les DF

• réduire le temps passé sur le contrôle et le reporting

• faciliter la clôture Ainsi l'ERP va devenir nécessaire lorsque le besoin se fait sentir de structurer en profondeur la partie finance d'une entreprise en croissance !

CHOIX - Les critères à prendre en compte pour choisir son ERP

Les critères-clé sont :

• Un ERP qui répond à notre cahier des charges. Il est recommandé de faire un état des lieux des SI existants puis de lister les features simples dont on a besoin. "Les features ne sont pas communes à tous les outils", précise Sébastien. Exemples : lettrage, rapprochement bancaire

• Un ERP ouvert dans les deux sens. Que l'on puisse envoyer des données et en recevoir.

• Un ERP souple et modulable. Cela va permettre à l'entreprise de faire son paramétrage elle-même et d'ajuster les éléments ayant été pré-définis si besoin (ajout de modules). "Il faut être capable d'anticiper l'avenir (avec l'ouverture de filiales par exemple). Pour améliorer sa vision long terme et mieux évaluer les besoins futurs, il ne faut pas hésiter à aller voir des sociétés plus avancées !", ajoute Raphaël. Enfin, l’enjeu le plus important va bien sûr être le fit entre l’ERP et les outils existants. Si vous avez un back-office interne, ne vous inquiétez pas, tous les ERP ont des API, ils seront donc adaptables à plusieurs systèmes comptables (sinon ne le prenez pas !).

OUTILS - Quels ERPs avez-vous envisagés ?

Il existe de nombreux logiciels. Il peut alors être difficile de s'y retrouver... D'autant que chaque entreprise se tourne vers des solutions différentes selon ses besoins.

Habiteo a d'abord envisagé Numm, une solution française, puis ils se sont penchés sur Sage Live. "Ce dernier est récent, a une très belle interface mais il est encore en cours de développement donc de nombreux modules & fonctionnalités sont manquants. Il n'y a par exemple pas de gestion de immobilisations ou de lettrage des comptes non auxiliairisés", explique Sébastien. Voilà pourquoi il est indispensable de bien lister les features recherchées ! C'est d'ailleurs cela qui les a orientés vers Financial Force, sur lequel ils sont en test aujourd'hui. Leur système de facturation étant passé à Zoho sans interface avec Salesforce, il était indispensable de trouver un ERP qui s'intègre facilement à Salesforce. "L'avantage c'est qu'il n'y a aucune API à mettre en place, juste quelques champs comptables supplémentaires mais sinon ce sont les mêmes écrans que Salesforce ".

L'expérience de Raphaël chez NUMA lui a permis de se faire un avis sur 3 autres outils : Unit4, Divalto et Netsuite. "Unit4 est très puissant et ergonomique, Divalto est puissant aussi, en revanche l'interface n'est pas du tout user-friendly. On a préféré Netsuite, déjà pour le prix et l'interface, mais aussi car il est très adapté à l'internationalisation. Il peut notamment s'interfacer avec Zoho et Lucca. La consolidation opérationnelle est intéressante, par contre il n'y a pas de consolidation légale, et l'un des points faibles est la gestion des PCA (produits constatés d’avance) et FAE (factures à établir)", explique Raphaël. Sur les solutions envisagées, ils ont été séduits par le système de devis à tiroirs, leur permettant d'activer certains modules comme la reconnaissance des revenus (5/6000€ l'année).

Conseil : il n’est pas nécessaire d'être accompagné pour choisir l’ERP (à la différence de l'intégration). Faire de la veille, demander ou chercher sur Internet suffit !

BUDGET - Combien prévoir pour son ERP ? Quel est le ROI ?

Le budget est difficile à évaluer : l’ERP un outil très modulaire qui va dépendre de vos besoins. Dans le cas de Financial Force, il faut tenir compte d'un abonnement annuel de base (autour de 12k€ avec 3 utilisateurs) + environ 2k€/an par utilisateur supplémentaire et d'un coût par module supplémentaire de 5 à 6k€ par an. Viennent s’ajouter les coûts d’intégration compris entre 20 et 25k€. C'est un gros investissement, mais les bénéfices sont indiscutables. Comme le rappelle Raphaël : "sans ERP, les pertes de temps sont énormes et on sous-estime le temps passé au suivi de marge, au reporting, aux FAE. Un ERP n’est jamais parfait mais permet de se rapprocher un peu plus du fantasme du DAF : j’appuie sur un bouton et mon reporting arrive." Les gains de temps générés permettent de différer l’embauche d’un comptable supplémentaire ou d’un contrôleur de gestion.

Conseil : Lors de vos rencontres avec les commerciaux des différentes solutions envisagées, nos deux speakers conseillent de ne pas révéler le prix que vous seriez prêt à mettre. "Attendez toujours leurs offres et négociez !".

MISE EN PLACE - Que faut-il savoir concernant la mise en place ?

1. Vous aurez besoin d'un intégrateur

La migration des données des différents SI de l'entreprise vers l'ERP et la connection de l’ERP à vos différents outils de paie / SIRH ou notes de frais se font via un intégrateur. Une alternative moins chère consistera à l’exporter puis l’importer manuellement via des CSV. Lors du projet d’intégration, l’intégrateur passera environ 30% du temps sur la définition du cahier des charges. Pour garantir la réussite du projet dans le temps imparti, il faut effectuer un suivi très régulier de l'avancement du projet : appels quotidiens et points avec l'équipe chaque semaine. Pour bien choisir son intégrateur chez NUMA, Raphaël avait demandé à Netsuite de le mettre en relation avec un autre client et c'est le DAF de LRQDO qui l'a convaincu de passer par Datavalue.

2. Prenez une décision claire sur l’internalisation de la comptabilité

Si vous décidez d’internaliser la comptabilité, prenez cela en compte lors de la définition du cahier des charges, certains ERP comme Netsuite sont particulièrement adaptés à ce cas figure. Avec un bon ERP, il est plus facile de gérer sa comptabilité en interne car certaines étapes sont automatisées. Les besoins d’intervention d’un expert comptable externe sont donc limités. Cependant il est tout à fait possible de garder une compta externalisée. C’est ce qu’avait choisi Raphaël pour les filiales étrangères de NUMA : un comptable externe s’occupait de faire la saisie dans leur ERP. Quand Sébastien était chez Aldebaran la comptabilité se faisait en interne pour la France et en externe pour les filiales en Asie et aux Etats-Unis. "Si vous décidez d'externaliser une partie de la comptabilité, soyez conscient du fait qu'il vous faudra prendre le temps de former le cabinet comptable externe. Cela peut être long et chaque changement dans l’outil sera plus complexe à gérer", précise Sébastien.

PLANNING - Combien de temps pour la mise en place ?

Comptez entre 2 et 5 mois en incluant la définition du cahier des charges. Raphaël conseille de prévoir un laps de temps (en été), une fois le futur ERP mis en place, pour tester les deux process en parallèle (l’ancien et le nouveau) avant de migrer totalement. À NUMA il s'était donné un an pour changer de solution. Niveau planning, l’objectif était d’avoir mis en place Netsuite en septembre pour pouvoir l'utiliser et bien le maîtriser pour le rush de début de l’année.

Chez Habiteo, l'installation de l'ERP a été faite en fin d’année afin de démarrer dès les 1er Janvier sur de bonnes bases. "Nous avons choisi ce moment afin d'être certain de faire l'essai avec des données fiables !", explique Sébastien.

CONCLUSION

Pour conclure, l’ERP peut considérablement aider toute entreprise en croissance dont la gestion quotidienne se complexifie. Il va permettre de structurer la Finance et d’apporter une vision globale précise et en temps réel aux Directions Financières. C’est Financial Force qui a été retenu par Habiteo et Netsuite par Numa. Pour bien choisir le vôtre, il convient de définir en amont les fonctionnalités essentielles à votre activité. Le meilleur outil sera le plus souple et modulable possible. Même si un certain budget est à prévoir, retenez qu’un ERP est un investissement profitable, qui vous fera gagner un temps précieux et changera profondément votre quotidien de CFO !

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