6 conseils de DAF expérimentés pour bien structurer une team finance

CFO, RAF, DAF, RH, Office Manager, Comptable, Data / Business Analyst... une grande variété de métiers peut composer une équipe Finance, ou graviter autour d'elle. Et la structuration financière est une étape-clé pour accompagner la croissance d'une entreprise ! Mais comment s'y prendre concrètement ?

Ce fut le thème du CFO Connect meetup #3, l'événement que nous organisons pour traiter de sujets-clés pour les Directions Financières. Ces soirées font intervenir chaque mois deux speakers et rassemblent des CFO de startups et PME. Les invités du 18 avril 2018 étaient Laurent Maheo, Président de la DFCG et fort d'une expérience de 25 ans en tant que DAF, et Thibault Rémy, DAF de la startup MeilleursAgents. Voici un compte-rendu de leur intervention et leurs meilleurs conseils pour vous aider à bien structurer votre équipe Finance.

Speakers :

• Laurent Maheo : Fort d'une expérience de 25 ans en tant que DAF chez DHL / Geodis, Laurent a aussi un profil entrepreneurial qui l'a mené à co-fonder Supply-chainfinance (digitalisation de la finance pour les grands groupes) et FinUp (accompagnement financier de startups). Il est en parallèle Président de la DFCG Île-de-France (Association Nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion), rassemblant plus de 3 500 décideurs financiers.

• Thibault Remy : Après une expérience de consultant en finance, il a rejoint en avril 2010 la startup MeilleursAgents en tant que CFO. Cette plateforme digitale de l'immobilier a déjà réalisé 3 levées de fonds et l'équipe est passée de 20 à 200 salariés depuis son arrivée. Une mission challengeante !

1. S'entourer d'un bon comptable avant tout

Comme le rappelle Laurent, les trois piliers du métier de DAF sont : le transactionnel, le statutaire et la performance. Sur la partie comptabilité, libre à vous d'internaliser ou non. Mais il faut savoir que le rôle du comptable a beaucoup évolué ! « Si traditionnellement il s'occupait surtout de la saisie, il a aujourd'hui une vraie mission de conseil », précise Laurent. « Il faut chercher l'expertise là où elle est. Se faire accompagner d'experts comptables et co-construire les process avec eux nous paraît essentiel », complète Thibault.

L'accompagnement du CFO par le comptable peut en effet lui permettre d'éviter certaines erreurs... comme en témoigne Philippe Platon, Directeur Financier et RH de La Ruche qui dit Oui!. «On a décidé assez vite d'internaliser la compta et d'utiliser Netsuite Adaptive insights. Même si l'implémentation était relativement simple, nous souffrions d'une dette technique au niveau de la comptabilité et d'une mauvaise transmission d'information avec l'Office Management. Résultat : des erreurs partout et un an de travail nécessaire pour tout nettoyer... Il est vraiment clé d'avoir un bon comptable ».

2. Anticiper c'est gagner

"À chaque fois, j'aurais du recruter plus tôt". Cette phrase revient régulièrement chez les DAF. «On s'y prend toujours trop tard pour recruter. Sous-staffé, on se met dans des situations de stress, sources d'inefficacité et de perte de temps », confirme Laurent. Pour pallier ce problème, sa solution est simple : « Bien anticiper, c'est repérer les temps forts qui vont amener de nouveaux besoins ». Thibault en cite quelques uns :

• levée de fonds

• introduction en Bourse

• croissance en hausse (conséquences sur la facturation, le suivi client etc.)

• lancement d'un nouveau système de pricing ou innovation produit

3. Définir précisément vos besoins

Mais alors, que faire lorsque se fait sentir la nécessité de structurer son équipe finance ? S'imprégner des demandes des équipes en place, et les prioriser. «Le CFO va alors co-construire sa team finance. Seront recrutés petit-à-petit les profils les plus adaptés aux besoins identifiés », résume Thibault. Exemples :

Suite à une forte croissance de votre activité, vous passez de plus en plus de temps sur le reporting et le suivi, et moins sur les tâches plus macro. Poste à pourvoir : un Responsable Administratif et Financier (RAF) Dans la perspective d'une série B, vous devez organiser vos KPIs pour rassurer les actionnaires. Poste à pourvoir : un Business Analyst RAF, RH, expert juridique, Office Manager, Data Analyst..., vous pouvez faire appel à une grande variété de profils pour enrichir et améliorer votre gestion financière !

4. Ne pas minimiser la data

Si l'on parle de plus en plus de CFO (et moins de DAF), c'est pour suivre l'évolution que connaît la fonction finance en entreprise. Le CFO double son expertise financière d'une maîtrise technique / data et de fortes appétences en digital. D'ailleurs, Laurent observe sur le terrain que ceci n'est pas vrai uniquement pour les startups ! Les grands groupes se tournent de plus en plus vers cette logique.

«Maîtriser la data est indispensable pour le CFO », selon Laurent. Un élément qui va fortement impacter la structuration de l'équipe finance ! Comme le rappelle Thibault, «la donnée est partout aujourd'hui. Le CFO doit être en mesure de lier toute la data à dispo, qu'elle vienne de la factu, du CRM etc...». Ce constat va notamment influer sur les recrutements, en priorisant des profils comme Business Analyst, BI, CDO etc. pour optimiser la performance du Pôle Finance de l'entreprise.

5. Penser qualité

« Même dans le rush, prenez toujours le temps de recruter les bonnes personnes !». Pour Thibault, la qualité est le critère sur lequel il ne faut pas transiger dans la structuration d'une équipe. Embaucher une personne par facilité expose le CFO au risque de perdre plus de temps qu'il ne voulait en gagner... Mais alors qu'est-ce que la bonne personne ? « Entourez-vous de doers !», conseille Laurent, à savoir : des gens qui font. Il complète également en précisant qu'« il n'y a pas que le parcours et la fonction qui comptent dans le choix. Le savoir-être est primordial ! ».

En cas de difficultés à recruter, une alternative reste de vous faire aider par des DAF expérimentés à temps partiel (sur des gros sujets type internationalisation, la mise en place d'un ERP etc.), comme le propose SupplyChainFinance.

6. Aux bons ouvriers... les bons outils !

En plus de s'entourer des bonnes personnes, le CFO doit aussi compter sur des outils adaptés pour gagner en performance (facturation, BI, ERP etc.) « Faire appel à des ressources externes va pouvoir décharger le CFO des tâches les plus chronophages », précise Thibault. «Le but est de permettre à tous les membres de l'équipe finance d'être centrés au maximum sur leur coeur d'expertise ».

L'étape du choix des outils va ainsi se révéler primordiale. Certains se demandent même s'il ne serait pas mieux de développer ses propres outils sur-mesure ? À cette question, Laurent répond que ce n'est pas nécessaire car le temps requis en interne est important et les solutions SaaS actuelles sont autant performantes que sécurisées alors « autant en profiter » ! Il classe les outils par priorité :

Commencez par une solution SaaS pour vous structurer (Intuit, Quickbooks) À mesure que l'entreprise grandit, faites le choix d'un bon ERP Vous pouvez ensuite consolider tout cela avec un outil plus important (comme Netsuite ou Workday) Et après ? Laurent nous révèle ce qui sera, selon lui, l'avenir de la gestion financière : l'Intelligence Artificielle. Elle pourrait permettre de lancer des reporting à la suite d'une seule question ("où en est ci ou ça..."). Une révolution à suivre...

Conclusion

Pour conclure, tout CFO sera en mesure de structurer une bonne équipe Finance s'il s'entoure d'un comptable compétent, anticipe et définit bien ses besoins en recrutement, tout en essayant de ne jamais transiger sur la qualité. Le CFO doit aussi avoir un fonctionnement très orienté "data" et s'entourer des bonnes ressources (humaines et logicielles) pour exploiter les données. Enfin, des outils comme Spendesk peuvent lui permettre d'optimiser toujours plus sa gestion financière et faciliter grandement son quotidien en lui faisant gagner du temps !

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