Event Recap

Le DAF, garde fou de l'organisation

Juliette Hervé Spendesk

Le rôle du DAF est complexe. Il est à la fois le représentant de la Direction Générale mais aussi le contact privilégié des collaborateurs pour toutes leurs questions juridiques, administratives et financières. Cette double casquette est souvent mal définie, voir méconnue. Son rôle qui devrait être central se retrouve alors sous-estimé ou remis en cause par le reste des équipes.

C’est justement cette position compliquée que nous avons abordé le 28 novembre 2018, lors du CFO Connect #7. L'enjeu des CFO Connect meetups est d’échanger librement sur des sujets clés pour les Directions Financières. Ces afterworks mensuels font intervenir deux speakers et rassemble des CFO de startups ou PME en croissance. Cette édition n°7 était animée par Jonathan Sarfati et Jean-Baptiste Cousin, respectivement DAF chez Stuart et Hardware Club. Grâce à leurs expériences respectives, ils ont partagé aux participants leurs tips and tricks pour devenir l’acteur clé au sein de l’entreprise.

Pour voir un recap express de ce meetup, c'est ici !

Speakers :

Jonathan Sarfati : De la micro-boîte à la PME, Jonathan accompagne des entreprises depuis près de 10 ans en tant que DAF. Il rejoint Stuart, le service de livraison "on demand" pour marchand, en 2016 pour accompagner et structurer la forte croissance de l’entreprise rachetée en 2017 par le groupe la Poste.
Jean-Baptiste Cousin : Après son école de Commerce, il se spécialise dans la banque et créé une entreprise qui se soldera (malheureusement) par un échec. DAF depuis 3 ans, Jean-Baptiste rejoint Hardware Club en janvier 2018 pour relever de nouveaux défis. (Fun fact: Il a été livreur pendant deux jours chez Stuart dans le passé !)

1. Les expériences et conseils des intervenants

Un constat

Tous deux font un constat simple: Les collaborateurs ignorent totalement les sujets et enjeux du DAF, pendant que la Direction Générale ne fait pas forcément l’effort de s’y intéresser. En 2018 encore, le financier a une image de croque-mitaine, effrayant, dans un bureau sombre au bout du couloir. Mais derrière les chiffres et les réglementations se cache une âme sensible... Si les collaborateurs ont du mal à comprendre les missions du DAF et les processus qu’il met en place, la Direction Générale, elle, a une méconnaissance des tâches quotidiennes de son équipe financière. Qu’il s’agisse d’un manque d’écoute ou d’intérêt, le résultat est le même : le DAF se retrouve isolé, tant opérationnellement, à lutter contre vents et marrés, que physiquement.

La DG voit le DAF comme un super-comptable ou un super-leveur de fonds. Alors entre incompréhension de ses missions et isolement, le DAF doit parfois batailler pour être reconnu.

Jean-Baptiste a mis environ 1 an à se rendre compte de cette situation, et surtout à mettre des mots sur ses maux. Il en a ensuite tiré des leçons et des bonnes pratiques, sur lesquelles s’alignent Jonathan. D’après lui, une fois les “pain points” identifiés il est assez simple de trouver et mettre en place des solutions. Les résultats apparaissent ensuite rapidement, la Direction Financière en devient plus efficace et plus impliquée dans la vie de l’entreprise.

Mais attention, il ne faut pas attendre ! Dès votre arrivée, pensez à implémenter ces solutions et ne vous laissez pas déborder. Sinon vous risquez de vite devenir le “bad cop” pour vos collaborateurs et le “silent runner” pour la Direction Générale. Oui vous parlez constamment chiffre et résultats, mais ça ne fait pas de vous un tyran. Et oui vous ne vous manifestez pas tous les jours auprès de la DG, mais ça ne signifie pas forcément que tous les indicateurs sont au beau fixe.

Quelles solutions ?

Jonathan et Jean-Baptiste ont mis en place différentes solutions pour éviter de se laisser dépasser par la situation et pour établir dès le début une relation de confiance, avec, à la fois les collaborateur et la DG.

Pour fédérer les collaborateurs autour de la cause de l’équipe financière, il faut :

Se faire connaître dès le début : Il s’agit de démystifier le DAF, il n’est pas le croque-mitaine, l’ermite qui ne vit que pour les chiffres. Pour ça l’idée est d’être présent au coeur de la vie de l’entreprise.
Former les collaborateurs : Parce que rien ne vaut la pédagogie, à chaque nouvelle procédure il faut former les équipes. Non seulement c’est un bon exercice pour apprendre à vulgariser les missions du DAF, mais cela permet aussi aux collaborateurs de mieux connaître son rôle et ses responsabilités.
Garder son bureau ouvert à tous et à toutes les questions : qu’elles soient juridiques, administratives, financières ou autres, le DAF répond à toutes les interrogations, il échange avec les collaborateurs. Cela lui permet de construire une relation de confiance et une meilleure communication.

Pour la Direction Générale, les solutions sont assez similaires :

Informer la DG des missions quotidiennes : si la DG n’est pas informée des succès ou échecs des missions, elle n’aura pas forcément le réflexe d’aller voir le DAF.
Impliquer la DG dans les activités de l’entreprise : intégrer la DG aux événements et activités faites avec les collaborateurs permet souvent de débloquer des “pain points” et de mieux transmettre les informations.

En conclusion, si le DAF ne prend pas le lead, les choses ne vont pas changer d’elles mêmes. Il doit être acteur du changement !

2. Les retours d’expérience des participants

Véritable temps d’échange, ce CFO Connect a permis au public de donner également leurs bonnes pratiques. Ces interventions ont permis d’apporter des points de vues complémentaires (ou différents) pour faire avancer le débat.

Pour Audrey Baron - RAF chez Welcome To The Jungle. Les points bloquants doivent être remontés au CEO, car ce dernier ne peut pas les deviner tout seul. Au DAF alors de faire preuve de pédagogie pour informer la DG, sans créer une vague de panique.

Pour Aurélie Brun - CFO chez Saagie. Il faut alterner entre les bonnes et les mauvaises nouvelles quand on s’adresse à l’entreprise en générale ou bien à la DG. Au risque de devenir la personne qui est porteur de mauvaises nouvelles constamment. Pour cela chez Saagie, on organise des “All-hands meeting” chaque mois, pour communiquer les résultats de l’entreprise en toute transparence. Chaque employé peut expérimenter le “vis ma vie de…” pour comprendre plus en profondeur le rôle et les missions de chacun (par exemple le DAF).

Pour Romain Perraudin - Consultant en transformation des organisations chez Kaora. À force de gérer le budget, le DAF est vite associé à “l’inspection du travail”. Alors, petit à petit, il doit montrer sa valeur ajoutée pour créer une relation de confiance avec les équipes et devenir un véritable conseiller.

Pour Robin Marandet - RAF chez Onepark. Le DAF doit expliquer au reste de l’équipe que tout le monde a le même objectif : faire avancer l’entreprise, chacun à sa manière, mais en respectant les règles. Il faut travailler en équipe, devenir tous “business partners”. Il est également important de mettre en avant la transparence au sein de l’entreprise. Mais jusqu’où être transparent ? Parce que certaines informations peuvent être communiquées simplement, pendant que d’autres demandent plus de confidentialité ou plus d’expertise pour les comprendre. Mais être transparent permet surtout d’embarquer le reste de l’équipe, et d’insuffler beaucoup de motivation.

3. Alors devenir garde-fou, pourquoi et comment faire ?

Être le garde-fou de son entreprise ne vient pas du jour au lendemain. Il faut laisser le temps aux nouveaux process de se mettre en place. Mais n’oubliez pas, vous êtes totalement légitimes pour ce rôle, et cela pour plusieurs raisons :

Vous êtes omniscient : toutes les activités (internes et externes) de l’entreprise vous sont connues, c’est pourquoi personne ne connaît mieux la santé de l’entreprise que vous.
Vous êtes en charge de faire tourner la machine : le DAF est celui qui sait où se trouvent les fonds et comment les répartir, sans lui pas d’huile dans le moteur.
Vous êtes directement sous les ordres du capitaine du navire : vous êtes donc le sous-officier et le CEO vous fait confiance pour maintenir à flot l’activité de l’entreprise.

Alors comment faire pour devenir ce fameux garde-fou au sein de votre entreprise ? Quelles sont les pré-requis d’une telle position ?

Être un soutien et un facilitateur des opérations pour la DG. Votre rôle de “confident” vous permet d’apporter vos réflexes business et d’enrichir les idées.
Ne pas hésiter à demander l’appui politique du CEO quand il est nécessaire d’aller à l’encontre de la volonté générale.
Et comme dit précédemment il faut surtout démystifier le rôle du DAF

Et comment mesurer le résultat de ses efforts ? Quels sont les clés d’analyse d’une bonne intégration du DAF au sein de l’entreprise ?

À la manière dont on vous considère et dont on fait appel à vous
À la satisfaction de la Direction Générale (on vous fait plus confiance, alors on fait plus appel à vous)
À la proactivité de vos équipes sur des notions juridiques, financières ou administratives.
Et bien évidemment à votre satisfaction personnelle, qui est essentielle !

En conclusion, une boîte à idées

Lors des échanges, de très bonnes idées ont été évoquées. Nous les avons regroupés dans une boîte à idées que voici :

Faire une réunion hebdomadaire pour présenter les points bloquants et les missions de la semaine.
Être le garant du calcul des bonus
Avoir une mission de conseil en interne
Être un véritable “business partner”
Être le relais d’informations entre la Direction Générale et les collaborateurs (et vice-versa)
Mettre en place des ateliers “vis ma vie”
Vulgariser votre métier pour qu’il soit compréhensible par le plus grand nombre

En conclusion, pour devenir l’acteur clé de votre organisation c’est à vous de prendre les rênes. Prenez le temps d’identifier votre situation, d’analyser les solutions possibles, puis de les mettre en pratique. Et si tout se passe bien, les changements devraient se faire sentir très rapidement.

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